Аналітичний облік можна використовувати для кількох цілей:
проаналізувати витрати компанії
час повторного інформування клієнта
аналізувати ефективність послуги або проекту
Щоб керувати аналітичним обліком, ви повинні активувати його в Налаштуваннях:
Щоб чітко проілюструвати аналітичні обліки, ви будете стежити за трьома випадками використання, кожен з яких складається з трьох різних типів компаній:
Промислова компанія: аналіз витрат
Юридична фірма: ревізіон проведених години
IT/Компанія з надання послуг: аналіз продуктивності
Випадок 1: Промислова компанія: Аналіз витрат
У промисловості ви часто знайдете аналітичні плани рахунків, структуровані у відділах та товарах, на яких побудована сама компанія.
Мета полягає у вивченні витрат, обсягу продажів та маржі за відділами/ресурсами та за товарами. Перший рівень структури складається з різних підрозділів, а нижчі - продукція, яку компанія виробляє та продає.
Аналітичний план рахунків для промислової компанії:
Відділ маркетингу
Комерційний відділ
Адміністративний відділ
Виробничий асортимент 1
Виробничий асортимент 2
При щоденному використанні корисно позначити аналітичний рахунок на кожному рахунку-фактурі покупки. Коли рахунок-фактуру буде схвалено, він автоматично генерує записи як для загальних, так і для відповідних аналітичних рахунків. Для кожного запису в загальних рахунках є щонайменше один аналітичний запис, який розподіляє витрати на департамент, що їх поніс.
Нижче наведено можливу розбивку деяких загальних бухгалтерських записів для наведеного вище прикладу, розподілених на різні аналітичні обліки:
| Загальні обліки | Аналітичний облік | ||||
| Заголовок | Рахунок | Дебет | Кредит | Облік | Значення |
Закупівля сировини | 2122 | 1500 | Виробничий асортимент 1 |
| |||
Субпідрядники | 2122 | 450 | Виробничий асортимент 2 |
| |||
Повернення дефектних матеріалів | 2122 |
| Виробничий асортимент 1 |
| |||
Транспортні збори | 2122 | 450 | Виробничий асортимент 1 | -450 | |||
Витрати на персонал | 2121 |
| Маркетинг | -2 000 | |||
| Комерційний |
| ||||||
| Адміністративний | -1 000 | ||||||
Виробничий асортимент 1 | -2 000 | ||||||
Виробничий асортимент 2 |
| ||||||
| PR | 2122 | 450 | Маркетинг |
|
Відділ аналітичного представництва дає змогу дослідити витрати, які виділяються кожному відділу компанії. Аналітичний графік рахунків показує розподіл витрат компанії за наведеним вище прикладом:
У цьому прикладі ієрархічної структури в Odoo ви можете проаналізувати не тільки витрати на кожний асортимент, але й вартість всього виробництва. Звіт, який стосується як загальних обліків, так і аналітичних, дає змогу отримати розбивку витрат у межах певного відділу.
Наведені вище приклади базуються на розподілі витрат компанії. Аналітичні розподіли можуть бути настільки ж ефективними для продажів. Це дає вам рентабельність (продажі - витрати) різних відділів.
Це аналітичне представництво, як правило, використовується торговими компаніями та галузями.
Такий варіант полягає не в тому, щоби збити його відділами збуту та маркетингу, а призначати кожну вартість для свого відповідного асортименту. Це дасть вам аналіз рентабельності кожного асортименту.
Вибір одного над іншим залежить від того, як ви дивитесь на ваші маркетингові зусилля. Чи глобальна вартість виділяється в деякому загальному порядку, чи кожен товар відповідає за власні маркетингові витрати?
Випадок 2: Юридична фірма: Витрати на людські ресурси?
Юридичні фірми зазвичай приймають керування у випадках, коли кожен випадок представляє поточний файл клієнта. Всі витрати та товари потім додаються до даного файлу/аналітичного обліку.
Основним занепокоєнням юридичних фірм є виставлення рахунків робочими годинами та прибутковість у кожному випадку і працівником.
Механізми, що використовують для кодування робочих годин, будуть детально розглянуті у документації до розкладу. Як і більшість системних процесів, робочі години інтегровані в аналітичний облік. У формі працівника вкажіть вартість працівника. Погодинна оплата залежить від вартості працівника.
Тому юридична фірма буде вибирати аналітичне представлення, яке відображає управління часом роботи працівників у різних справах клієнтів.
Платіж за різні випадки є дещо незвичним. Ці справи не відповідають жоден запис у загальному обліку, а також не надходять із рахунків-фактур про покупку чи продаж. Вони представлені різними аналітичними операціями і не мають точних аналогів у загальних рахунках. Вони розраховуються на основі годинної вартості одного працівника.
Наприкінці місяця, коли ви сплачуєте заробітну плату та пільги, ви інтегруєте їх у загальні облікові записи, але не в аналітичні облікові записи, оскільки вони вже були враховані при виставленні рахунків на кожну з них. Звіт, який пов'язує дані з аналітичними та загальними обліками, дає змогу порівняти суми підсумків, тому ви можете змінити свої оцінки годинної вартості на одного співробітника в залежності від фактично відпрацьованого часу.
У наведеній нижче таблиці показано приклад різних аналітичних обліків, які ви можете знайти у своєму аналітичному обліку:
| Заголовок | Облік | Сума | Загальний облік | Дебет | Кредит | |
Вивчення файлу (1 год) | Випадок 1.1 | -15 | ||||
Пошук інформації (3 год) | Випадок 1.1 | -45 | ||||
Консультація (4 год) | Випадок 2.1 |
| ||||
Оплата послуг | Випадок 1.1 | 280 | 705 - Білінгові послуги |
| ||
Канцелярські покупки | Адміністра-тивний | -42 | 601 - Купівля меблів | 42 | ||
Вартість палива - клієнтська поїздка | Випадок 1.1 | -35 | 613 - Транспорт |
| ||
Оклади персоналу | 6201 - Зарплати | 3 000 |
Така структура дозволяє детально вивчити прибутковість різних транзакцій.
Але аналітичний облік не обмежується простим аналізом рентабельності різних клієнтів. Ці дані можуть бути використані для автоматичного перезавантаження послуг клієнту наприкінці місяця. Щоби виставляти рахунок-фактуру клієнтам, просто пов'яжіть аналітичний облік із замовленням на продаж та продавайте товари, які керують переліком витрат або витратами.
Випадок 3: IT-послуги компанії: Аналіз ефективності
Більшість компаній, які надають ІТ-послуги, стикаються з такими проблемами:
планування проекту
виставлення рахунків, рентабельність та фінансовий контроль за проектами,
управління контрактами на підтримку.
Для вирішення цих проблем ви повинні використовувати аналітичну схему обліку, структуровану за проектом та замовленням на продаж.
Управління послугами, витратами та продажами аналогічне тому, що представлено вище для юристів. Вирівнювання рахунків та вивчення рентабельності теж схожі.
Але тепер подивіться на контракти на підтримку. Ці контракти, як правило, обмежуються заздалегідь оплаченою кількістю годин. Кожна служба, розміщена на аналітичних обліках, показує залишкові години підтримки. Щоби керувати контрактами на підтримку, ви повинні створити товар, налаштований на оплату рахунків-фактур за замовленням, і пов'язати замовлення на продаж з аналітичним обліком.
В Odoo кожен аналітичний рядок перераховує кількість проданих чи використаних одиниць, а також те, що ви зазвичай знайдете там - сума в одиницях валюти (у доларах США, фунтах стерлінгів або будь-який іншій валюті). Таким чином, ви можете підсумувати продану та використану в кожному продажі кількість, щоби визначити, чи залишаються години контракту на підтримку.
Висновок
Аналітичний облік допомагає вам аналізувати витрати та доходи незалежно від випадку використання. Ви можете продавати або купувати послуги, відстежувати час або аналізувати продуктивність виробництва.
Аналітичний облік є гнучким і простим у використанні за допомогою всіх додатків Odoo (продаж, покупка, розклад, виробництво, рахунок-фактура ...).