Часто буває, що ваші співробітники повинні витрачати особисті гроші під час роботи над проектом для вашого клієнта. Давайте розглянемо приклад того, як працівник платить за паркування для зустрічі з вашим клієнтом. Будучи компанією, ви хотіли б, аби ваш клієнт виплачував такі витрати.
У цій документації ми побачимо два випадки подібного використання. Перший, дуже простий, складається з виставлення рахунків за прості витрати для вашого клієнта, такі як за товар. Другий, більш складний, складатиметься із виставлення рахунків на витрати, внесених у систему витрат безпосередньо вашими працівниками.
Використання 1 способу: Просте виставлення рахунків
Давайте розглянемо наступний приклад. Ви працюєте над рекламною кампанією для одного з ваших клієнтів (Agrolait), і вам потрібно надрукувати багато копій. Ці копії є витратами для вашої компанії, і ви хотіли б нарахувати ці витрати вашому клієнту.
Налаштування
Для того, щоб продавати послуги та надсилати рахунки-фактури, потрібно встановити додаток з продажу, натиснувши значок додатку.
Створіть товар, який буде витрачено
Тепер вам потрібно буде створити товар під назвою "Копії".
З вашого модуля продажу, перейдіть до Продажі ‣ Товари та створіть товар наступним чином:
Тип товару: витратний
Політика щодо виставлення рахунків: на поставлених величинах (ви вручну встановлюєте кількість в рахунку-фактурі в порядку продажу).
Створіть замовлення на продаж
Тепер, коли ваш товар правильно налаштовано, ви можете створити замовлення на продаж для цього товару (з меню Продажі ‣ Замовлення на продаж) із замовленими значеннями, встановленими на 0. Натисніть Підтвердити продаж, щоб створити замовлення на продаж. Після цього ви зможете вручну змінити поставлене значення в порядку продажу, щоб повторно висилати копії своїм клієнтам.
Рахунок-фактура для вашого клієнта
Наприкінці місяця ви надрукували 1000 копій від імені свого клієнта, і ви хочете перерахувати їх за рахунком. З відповідного замовлення продажу, натисніть на Кількість доставлень, вручну введіть правильну кількість копій та натисніть Зберегти. Лінія вашого замовлення стане синьою, це означає, що він готовий до виставлення рахунку. Натисніть Створити рахунок-фактуру.
Загальна сума замовлення на продаж складатиме 0, оскільки вона обчислюється за замовленими величинами. Це ваш рахунок-фактура, який обчислює правильну суму, яку має сплатити ваш клієнт.
Сформований рахунок-фактура знаходиться в проекті, тому ви завжди можете контролювати кількість та змінювати суму, якщо це потрібно. Ви помітите, що сума, що підлягає виставленню рахунку, базується тут на поставлених кількостях.
Натисніть на підтвердження, щоб видати платіж своєму клієнту.
Використання 2 способу: Витрати на рахунки за допомогою модуля витрат
Щоб проілюструвати цей випадок, давайте уявимо, що ваша компанія продає консультаційні послуги вашому клієнту Agrolait, і обидві сторони погоджуються, що відстань, на яку витрачається ваш консультант, буде сплачена у виставленому рахунку.
Налаштування
Тут вам потрібно буде встановити ще два модулі:
Відслідковування витрат
Облік, де вам потрібно буде активувати аналітичний облік із налаштувань
Створіть товар, який буде витрачено
Тепер вам потрібно створити товар під назвою "Кілометри".
З вашого модуля продаж, перейдіть до Продажі ‣ Товари та створіть продукт наступним чином:
Товар може бути витрачений
Тип товару: Сервіс
Політика щодо виставлення рахунків: рахунок-фактура на основі часу та матеріалів
Політика виставлення рахунків: За вартістю
Служба відстеження: вручну встановлюйте кількість за замовленням
Створіть замовлення на продаж
З модуля продаж, перейдіть до Продажі ‣ Замовлення на продаж і додайте свій товар Консультування на рядок замовлення.
Якщо ваш товар ще не існує, ви можете налаштувати його на льоту з SO. Просто введіть назву товару в полі та натисніть Створити та редагувати, щоб налаштувати його.
Залежно від налаштування вашого товару аналітичний рахунок може бути створено автоматично. Якщо ні, ви можете легко створити його, щоб пов'язати свої витрати з замовленням на продаж. Не забудьте підтвердити замовлення на продаж.
Створити витрати та пов'язати їх з SO
Давайте припустимо, що ваш консультант покрив 1 тис. км у жовтні в рамках свого проекту консультацій. Ми створимо для нього витрати та зв'яжемо їх з відповідним замовленням на продаж за допомогою аналітичного облікового запису.
Перейдіть до модуля Витрати та натисніть Створити. Запишіть свої витрати таким чином:
Опис витрат: кілометри за жовтень 2015 року
Продукт: кілометри
Кількість: 1.000
Аналітичний рахунок: SO0019 - Агролайт
Натисніть Надіслати менеджеру. Щойно ці витрати будуть перевірені та розміщені в журнальних записах, в порядку продажу буде автоматично генеруватися новий рядок, що відповідає витратам.
Рахунок-фактура для вашого клієнта
Тепер ви можете нарахувати рахунки-фактури для вашого клієнта.
