Залежно від вашого бізнесу та програми, яку ви використовуєте, існують різні способи автоматизації створення рахунків-фактур Odoo. Зазвичай проекти рахунків-фактур створюються системою (з інформацією, що надходить з інших документів, наприклад, замовлення на продаж чи контракти), а бухгалтер повинен просто перевірити чергові рахунки-фактури та надіслати їх цілим пакетом (звичайною поштою чи електронною поштою).
Залежно від вашого бізнесу, ви можете вибрати один зі способів створення чергових рахунків:
Замовлення на продаж ‣ Рахунок-фактура
У більшості компаній продавці створюють котирування, які стають замовленням продажу після їх перевірки. Потім проекти рахунків-фактур створюються на основі замовлення на продаж. У вас є різні варіанти, такі як:
Рахунок-фактура за замовленою сумою: виставте рахунок у повному замовленні перед тим, як запустити замовлення на доставку;
Рахунок-фактура на основі поставленої кількості.
Рахунок-фактура перед доставкою зазвичай виставляється додатком eCommerce, коли клієнт платить за замовленням, і ми доставляємо рахунок після оплати. (оплата заздалегідь).
Для більшості інших випадків рекомендується виставляти рахунки вручну. Це дозволяє продавцеві запускати рахунок-фактуру за потреби за допомогою таких варіантів: виписати рахунок на рядки, готові до виписування рахунка, виписати авансовий рахунок-фактуру на відсоток, рахунок-фактура фіксованої передоплати.
Цей процес підійде як для надання послуг, так і для продажу товарів.
Замовлення на поставку ‣ Доставка ‣ Рахунок-фактура
Роздрібна торгівля та електронна комерція, як правило, виставляють рахунок-фактуру на основі поставленої кількості, а не замовлення на продаж. Такий процес підходить для підприємств, де кількість, яку ви доставляєте, може відрізнятися від кількості у замовленні: продукти харчування (рахунок-фактура на основі фактичних Кг).
Таким чином, якщо ви доставляєте часткове замовлення, ви сплачуєте лише те, що ви дійсно доставили. Якщо ви повертаєте замовлення (частково доставили, а решта пізніше), клієнт отримає два рахунки-фактури, по одному для кожного замовлення доставки.
Повторні контракти (підписки) ‣ Рахунок-фактура
Для підписки рахунок-фактура виставляється періодично, автоматично. Частота виставлення рахунків на послуги/товари визначаються на основі контракту.
Замовлення електронної комерції ‣ Рахунок-фактура
Замовлення електронної комерції також призведе до створення рахунка-фактури, коли він буде повністю оплачений. Якщо ви дозволяєте здійснювати замовлення за допомогою чеків або банківських переказів, Odoo створює лише замовлення, а рахунок-фактура буде активовано після отримання платежу.
Створення рахунка-фактури вручну
Користувачі також можуть створювати рахунки-фактури вручну, не використовуючи контракти чи замовлення на продаж. Це рекомендований підхід, якщо вам не потрібно керувати процесом продажу (котируваннями) або доставкою товарів або послуг.
Навіть, якщо ви створите рахунок-фактуру з замовлення на продаж, вам може знадобитися створення рахунку-фактури вручну у виняткових випадках використання:
якщо вам потрібно створити відшкодування;
якщо вам потрібно надати знижку;
якщо вам потрібно змінити рахунок-фактуру, створений за замовленням на продаж;
якщо вам потрібно нарахувати щось не пов'язане з основним бізнесом.
Інші
Деякі спеціальні модулі також можуть створювати проекти рахунків-фактур:
членство: виставляйте рахунки вашим членам щорічно;
ремонт: виставляйте рахунки на послуги післяпродажного обслуговування.