У торгівлі часто виникає ситуація, коли ваш клієнт повинен заплатити певну частину суми авансом. В Odoo є зручний спосіб обліку попередньої оплати, що дозволяє виписувати рахунки на авансовий платіж та віднімати суму авансу в кінцевому рахунку на оплату. При цьому сума авансу буде відображатися на окремому бухгалтерському рахунку, як цього вимагають стандарти обліку.
Необхідні налаштування
Для початку нам потрібно створити спеціальний товар з назвою Попередня оплата чи Аванс та вказати його в налаштуваннях продажу. Для цього заходимо в меню Налаштування підсистеми продажу і в розділі Товари знаходимо пункт Товар попередньої оплати, воддимо назву товару. Оскільки такого товару ще немає, з'явиться список, у якому буде запропоновано створити новий товар з такою назвою.
Далі нам потрібно відредагувати властивості товару. Для цього натискаємо на кнопку справа від назви для редагування форми товару.
На вкладці Загальна інформація нам потрібно вказати тип товару: Послуга. В такому випадку система не буде перевіряти наявність товару на складі та робити складські проведення в бухгалтерському обліку.
На вкладці Бухоблік потрібно вилучити всі типові податки та Рахунок витрат. А в Рахунку доходів потрібно вказати рахунок обліку авансових платежів.
Тоді після виписування рахунку на авансовий платіж на цьому рахунку буде обліковуватись сума авансу, а з нього ця ж сума буде списуватись при виписуванні кінцевого рахунку на оплату.
На цьому наші налаштування завершені. Тепер ми можемо автоматично виписувати рахунки на авансовий платіж по будь-якому замовленню на продаж.
Приклад застосування
Наприклад, у нас є підтверджене замовлення на продаж на 1200,00 грн (а також ПДВ 200,00 грн). Ми хочемо, щоб клієнт зробив авансовий платіж на суму 500,00 гривень.
Для цього відкриваємо форму замовлення і натискаємо кнопку Виписати рахунок. У нас відкриється діалогове вікно з чотирма варіантами того, що саме включити в рахунок.
Включити в рахунок все замовлення повністю. Сума рахунку буде збігатися із сумою замовлення.
В рахунок буде включена вся сума замовлення за вирахуванням авансу, якщо він був створений попереднього разу.
Виписати рахунок на авансовий платіж, що вказується відсотком від суми замовлення.
Виписати рахунок на авансовий платіж, що вказується фіксованою сумою.
Обираємо останній пункт, вказуємо суму 500,00 гривень та натискаємо Створити і переглянути рахунки. Після цього у нас буде створено перший рахунок, в якому будуть відсутні рядки замовлення, втім з'явиться новий рядок (якого не було в замовленні) з товаром Попередня оплата і вартістю 500,00 грн.
При підтвердженні цього рахунку буде створено проведення для обліку авансу. Що стосується рахунку Розрахунків з покупцями, у нас буде відображена дебіторська заборгованість на суму 500,00 гривень та з’явиться сума на рахунку обліку авансів.
Якщо ми повернемося до нашого замовлення, то побачимо, що система автоматично додала ще один рядок з товаром Попередня оплата та ціною 500.00 гривень і кількістю 0. При цьому сума замовлення не змінилась, але тепер система може автоматично додавати і вилучати суму авансу в рахунках на оплату.
Тепер ми можемо виписати рахунок на залишкову суму замовлення. Для цього знову натискаємо кнопку Виписати рахунок, але цього разу в діалоговому вікні обираємо пункт номер два (виписування рахунку за вирахуванням авансу). Далі натискаємо кнопку Створити і переглянути рахунки, після чого буде створено рахунок на залишкову суму 700,00 гривень.
Як ми бачимо, даний рахунок містить наші рядки замовлення та рядок авансу з від’ємною кількістю, що зменшує загальну суму до сплати на суму авансу.
При підтвердженні цього рахунку буде створено бухгалтерські проведення для відображення продажу з урахуванням авансу. По рахунку розрахунків з покупцями буде дебітовано ще 700,00 гривень до попередніх 500,00 і з рахунку обліку авансів буде списано суму авансу.
Ось таким простим способом можна розбивати оплату замовлення на частини.
Слід зазначити, що попередню оплату за певним замовленням можна отримувати просто, оплачуючи частину суми рахунку. Проте у цьому випадку в бухобліку сума авансу не буде відображатись на окремому рахунку обліку авансів, що не зовсім вірно з точки зору бухгалтерських стандартів.
Яким способом користуватися обліком авансів, вибір залишається за вами.