Коли ви видаєте авансові кошти вашим співробітникам, наприклад, на відрядження, вам необхідно створити в системі Odoo авансовий звіт цих витрат, а потім узгодити його із банківською випискою. У цій документації ми розглядаємо, як виконати ці дії за допомогою модуля Витрати.
Для початку вам необхідно встановити модуль Витрати.
Перед тим, як створювати витрати та авансові звіти, необхідно виконати правильні налаштування на співробітнику, який отримує авансові кошти. Для цього заходимо у модуль Співробітники → обираємо необхідного співробітника → натискаємо вкладку Приватна інформація → і натискаємо Редагувати. У полі Адреса ми повинні обрати контакт співробітника із модуля Контакти, або створити його, якщо немає → і Зберегти.
Також нам необхідно додати правильний рахунок кредитора на цьому контакті. Для цього заходимо у модуль Контакти → обираємо контакт → натискаємо вкладку Бухоблік → і Редагувати. У рядку рахунок кредитора обираємо рахунок 372100 Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті → Зберегти. (Якщо рахунок не знаходиться, переконайтеся, що у Плані рахунків в налаштуванні Бухобліку на рахунку 372100 вказаний тип Кредитор.)
Також вам необхідно створити банківський журнал для авансових звітів. У модулі Бухоблік → Налаштування → Журнали створюємо журнал із назвою Авансові звіти, додаємо короткий код, наприклад EXP (від слова витрати), а тип обираємо Купівлі. І натискаємо Зберегти.
Тепер ми можемо створити витрати співробітника, наприклад на відрядження, та авансовий звіт. Заходимо у модуль Витрати → Створити → обираємо товар, наприклад Проживання в готелі → визначаємо кількість та ціну за одиницю → додаємо податки, якщо необхідно → ставимо правильну дату → і обираємо співробітника → натискаємо Зберегти.
Ми можемо прикріпити сюди чек із готелю чи інший документ до цієї витрати.
Далі натискаємо Створити звіт → переходимо у вкладку Інша інформація → натискаємо Редагувати. У рядку Журнал витрат обираємо журнал Авансові звіти і натискаємо Зберегти.
Натискаємо Відправити керівнику → керівник Затверджує цей звіт витрат → після чого натискаємо Опублікувати записи в журналі. Статус авансового звіту змінився на Затверджено, але ще не Оплачено. Для цього необхідно виконати платіж співробітнику по банку та узгодити банківську виписку з авансовим звітом.
Заходимо у модуль Бухоблік → обираємо банківський журнал → імпортуємо банківську виписку/синхронізуємо виписку, якщо це ПриватБанк/створюємо виписку вручну. Заходимо на банківську виписку та переконуємося, що усі поля заповнені вірно, вказано правильного партнера і кінцевий баланс на дату виписки.
Натискаємо Узгодження. У новому вікні повинен підтягнутися рядок із витратою співробітника або кілька рядків витрат на загальну суму рядка з банківської виписки. Якщо все вірно, натискаємо Підтвердити.
Не забудьте повернутися на банківську виписку і підтвердити її, після чого в Odoo створюється друкований документ банківської виписки на цю дату з початковим та кінцевим балансом, а також узгодженими рядками виписки.
