Витрати працівників - це витрати від імені компанії. Потім компанія відшкодовує ці витрати працівнику. Отримані квитанції на витрати найчастіше, такі:
подорож авто, відшкодована на одиницю відстані (миля або кілометр),
суми витрат, відшкодованих на підставі рахунку,
інші покупки, такі як канцелярські товари та книги, призначені для компанії, але виконані працівником.
Налаштування
Щоб керувати витратами, потрібно встановити додаток Відстеження витрат із модуля додатків.
Вам також потрібно буде встановити модуль управління продажами, щоби пересилати ваші витрати клієнтам.
Після встановлення цих програм ви можете налаштувати різні товари, що відображають типи витрат. Щоб створити перші товари, перейдіть до меню Налаштування ‣ Витратні товари у додатку Витрати.
Деякими прикладами товарів можуть бути:
1. Подорож (машина)
Тип товару: Сервіс
Політика щодо виставлення рахунків: рахунки залежать від часу та матеріалу
Політика витрат на рахунки-фактури: за цінами продажу
Ціна продажу: 0,32
Одиниця вимірювання: км або миля (вам потрібно буде ввімкнути опцію Кілька одиниць вимірювань у меню Продажі ‣ Налаштування)
2. Готель
Тип товару: Сервіс
Політика щодо виставлення рахунків: рахунки залежать від часу та матеріалу
Політика рахунків-фактур: за ціною
Одиниця виміру: одиниця
У цих прикладах перший товар буде витратним, який ми компенсуємо працівнику на основі кількості км, які він зробив з власною машиною (наприклад, для відвідування замовника): 0,32 € / км. Готель відшкодовується на основі реальної вартості готелю.
Переконайтеся, що всі ці товари мають прапорець. Можна перевіряти витрати, а політика виставлення рахунків встановлюється на рахунок-фактура на основі часу та матеріалів. Ця політика щодо виставлення рахунків означає, що, якщо витрати пов'язані із проектом клієнта/замовленням на продаж, Odoo буде перерахувати ці витрати клієнту.
Odoo підтримує два види витрат:
витрати, оплачені працівником за свої кошти
витрати, оплачені компанією за допомогою кредитної картки
Витрати робочого процесу
Запишіть новий рахунок
Кожен співробітник компанії може зареєструвати свої витрати із Заявки на витрати ‣ Мої витрати. Робочий процес для особистих витрат працює таким чином:
працівник записує його витрати і подає його менеджеру
менеджер затверджує або відмовляє в оплаті
запис у журналі бухгалтера
компанія відшкодовує витрати працівника (працівник, як постачальник, має платіжний рахунок)
якщо витрати пов'язані з аналітичним рахунком, компанія може ревізувати клієнта
Для кожної витрати працівник повинен записати щонайменше:
опис: він повинен містити посилання на квиток/рахунок
товар: вид витрат
ціна (наприклад, готель) або кількість (наприклад, відшкодування за км, якщо подорожувати власною машиною)
Залежно від політики компанії, йому, можливо, доведеться прикріпити скан чи фотографію витрат. Для цього просто напишіть повідомлення у нижній частині витрати зі скануванням рахунку/квитка у вкладці.
Якщо витрати пов'язані з проектом клієнта, не забувайте встановлювати аналітичний рахунок, пов'язаний із проектом клієнта або замовленням на продаж (можливо, вам доведеться активувати аналітичні рахунки в налаштуваннях бухобліку, щоб отримати цю функцію).
Після того, як ціна буде повністю зафіксована, працівник повинен натиснути кнопку Надіслати менеджеру. У деяких компаніях працівники повинні подати свої витрати, згруповані в кінці місяця або наприкінці ділової поїздки.
Працівник може подати всі свої витрати в пакетному режимі, скориставшись діями Відправити витрати зі списку витрат або невеликих значків у вигляді списку.
Перевірка менеджером
Менеджери повинні отримувати електронний лист за кожними затвердженими витратами (менеджер працівника визначається у формі працівника). Вони можуть скористатись меню Підтвердити, щоб перевірити всі витрати, які очікують перевірки.
Менеджер може:
обговорити рахунок, щоби попросити додаткову інформацію (наприклад, якщо сканування рахунку відсутнє);
відхилити витрати;
затвердити витрати.
Контроль бухгалтера
Потім усі витрати, які було підтверджено менеджером, повинні бути опубліковані бухгалтером. Коли виставляється рахунок, відповідний запис журналу створюється та публікується у вашому рахунку.
Якщо бухгалтер хоче створити лише один запис журналу для партії витрат, він може розміщувати витрати в пакетному режимі зі списку всіх витрат.
Розрахунки з клієнтами
Якщо витрати були пов'язані з аналітичним рахунком, пов'язаним із замовленням на продаж, який містить новий рядок, пов'язаний з витратами. Цей рядок ще не виставлений клієнту, і він буде включений до наступного рахунку-фактури, який буде відправлений клієнту (оплата поїздки та розміщення на проект клієнта).
Щоби виставити рахунок-фактуру клієнту, просто натисніть на кнопку рахунка-фактури у своєму замовленні на продаж (або це буде зроблено автоматично наприкінці тижня/місяця, якщо ви будете оплачувати всі ваші замовлення в пакетному режимі).
Відшкодування працівнику
Якщо витрати були оплачені за власні кошти працівника, компанія повинна відшкодувати їх. У такому випадку працівник з'явиться у звіті розрахунків з кредиторами, поки компанія не відшкодує йому свої витрати.
Все, що вам потрібно, - це створити платіж цьому працівнику за суму, що йому належить.
Різне
Витрати, які не компенсуються клієнтам
Якщо деякі витрати не потрібно повторно отримувати клієнтам, у вас є два варіанти:
1. якщо є рішення про виставлення рахунку або ні стосується товару, змініть політику виставлення рахунку на товар:
на основі часу та матеріалу: компенсується клієнту
на основі замовлень на продаж: не компенсується клієнту
2. якщо ви повинні зробити виключення для одного рахунку-фактури, про який не потрібно повторно повідомляти клієнту, не встановлюйте відповідний аналітичний рахунок для цього рахунку-фактури.