Отримання платні та організація нагадувань клієнтів завжди є важким завданням, однак для "профілактики" компанії важливо залишатися ретельним стосовно неузгоджених вхідних платежів. На щастя, Odoo надає потрібні інструменти для відстеження неузгоджених платжеів, автоматизації заяв клієнтів і вимірювання ефективності.
Нагадування клієнтів: покроковий посібник
Очищення неузгоджених платежів
Якщо у вас є будь-які незгоджені транзакції на вашому банківському рахунку, вам доведеться їх обробити перш ніж розпочати аналіз заяв ваших клієнтів. Це гарантує, що ви записали всі останні платежі клієнтів, перш ніж надсилати нагадування будь-яким клієнтам із неузгодженими залишками.
Перевірка звіту протермінованої дебіторська заборгованості
Після того, як ви узгодили всі свої банківські рахунки, ви зможете створити точний звіт протермінованої дебіторської заборгованості в меню "Звіти". Цей звіт відображатиме всіх клієнтів та залишок коштів за відкритими рахунками-фактурами.
У звіті ця інформація відображається зі збільшенням часу, аби краще намалювати зображення неузгоджених залишків, що зберігаються вашими клієнтами, та з часом, протягом якого вони мають власні неузгоджені залишки. Тоді ви можете належним чином зосередити свої зусилля на відповідних клієнтів.
Потім ви можете вибрати будь-якого з клієнтів у цьому списку, і Odoo відкриє свої дані про рахунки-фактури у вигляді листа з подальшим зверненням клієнта, також відомий як Заява Клієнта.
Із заяви клієнта ви можете:
Змінювати та налаштовувати повідомлення, яке надсилається замовнику
Надсилати електронне нагадування клієнту
Надсилати друкований лист-нагадування клієнту
Надсилати автоматизовані друковані нагадування за допомогою інтеграції нашого Docsaway
Збільшити масштаб різних відкритих рахунків-фактур або платежів
Видалити рахунок-фактуру або платіж зі звіту (у випадку конфлікту)
Вводити будь-які нотатки, зроблені клієнту
Планувати своє наступне завдання, щоб залишатися на вершині платежів клієнтів (наприклад, зателефонувати через 15 днів, якщо не здійснено платежі).
Ви можете встановити нагадування для того, коли ви хотіли б наступного разу звернутися до конкретного клієнта. Вибравши Вручну, відкриється інструмент нагадування клієнту, під час вибору параметра Автоматично буде автоматично рекомендуватися зв'язатися з клієнтом через 15 днів, якщо клієнт ще не заплатив за рахунок-фактуру. Встановлення модуля Плани нагадувань дозволить визначити автоматичні дії та інтервали для надсилання нагадувань.
Якщо ви вже надіслали декілька днів тому нагадування клієнту, у верхній частині екрану з'явиться попередження, яке нагадуватиме вам, що ви не повинні надсилати інше нагадування так швидко, оскільки його вже було надіслано нещодавно. Щоразу, коли ви вводите запис, Odoo автоматично встановлює наступну дату нагадування, якщо ви не вирішите вручну встановити її, вибравши наступну кнопку нагадування у верхньому правому куті екрану.
Примітка
Ви також можете вказати очікувану дату платежу безпосередньо в рядку рахунка-фактури, тому визначте наступне нагадування в тому випадку, якщо рахунок не був виплачений.
Відправлення звірок з клієнтам
Надішліть ваші групові нагадування клієнтами в меню Продажі ‣ Звірки з клієнтами.
Тут Odoo відкриє всі звірки, які очікують на обробку, що визначається останнім нагадуванням, яке вони отримали. Ви можете вибрати, щоб обробляти їх один за одним, надсилати кілька листів або електронних листів групами або встановити наступну дату дії, коли вони зв'язуваатимуться.
Примітка
Якщо рахунок-фактура ще не сплачений, Odoo нагадує вам про зв'язок із конкретним клієнтом на основі наступної дати дії.
Щоденно ви можете отримувати доступ до звіту про звірку з клієнтами, і Odoo відображатиме лише тих клієнтів, з якими потрібно зв'язатися в будь-який день. Це базується на:
Клієнтах, до яких ви ще не отримали платіж
Клієнтах, про які не нагадували протягом останніх X днів ("X" визначається як прострочена дата рахунку-фактури після першого нагадування, тоді наступна дата дії встановлена на кожному нагадуванні).
Налаштування процесу нагадувань
Модуль Контроль нагадування платежу дозволяє визначати плани нагадувань. Після встановлення його в меню Додатки, перейдіть до меню Рівні нагадувань в налаштуваннях обліку, щоб налаштувати процес оновлення.
Деякі приклади:
Електронна пошта: 3 дні до дати протермінування
Електронна пошта + лист: з протермінованою датою
Електронна пошта + дзвінок: через 15 днів після протермінованої дати
Електронна пошта + лист: через 60 днів після протермінованої дати
Завдяки цьому модулю ви можете надсилати кожну електронну пошту та листи групою для всіх ваших клієнтів одночасно. Наступне нагадування буде автоматично обчислено на основі вашого налаштованого плану подальшого нагадування.
Модуль також додасть червону/зелену точку для кожного клієнта, це дозволить вам легко помітити статус клієнта з такими параметрами: "Хороший дебітор", "Нормальний дебітор" або "Поганий дебітор".
DSO: вимірювання узгодження продажів
DSO (Days of Outstanding Sales) - це показник середньої кількості днів, що компанія бере, щоб стягувати прибуток після здійснення продажу. DSO розраховується шляхом ділення розрахунку з дебіторами протягом даного періоду на загальну суму продажів кредитів за той же період і множення результату на кількість днів у вимірюваному періоді.
Ви можете отримати DSO вашої компанії у Резюме Звіту під назвою Звіти (перевірте середні дні боржника КПІ).
